برنامه ریزی به سبک قدیمی

پشت پرده ی برنامه ریزی

تقریبا دو سالی از تاسیس شرکت میگذشت و کارهامون پیچیده تر شده بود. اضافه شدن نیروهای جدید و بازخوردهایی هم که در مورد محصول داشتیم باعث شده بود تا کارها خیلی به هم گره بخوره و تقریبا کار از دستمون در بره. به شدت نیاز به سیستمی داشتیم که بتونیم کارهامون رو در آن مدیریت کنیم.

برای مدیریت کارهایمان باید دو تا مساله را حل میکردیم: یک) از چه سیستمی برای مدیریت کارها استفاده کنیم. دو) با چه ابزاری این سیستم را پیاده سازی کنیم. یکی از پیچیدگی های کار هم این بود که تمام کارهای شرکت، شامل کارهای مدیریتی، تولید، توسعه و برنامه نویسی را میخواستیم تحت یک پلتفرم انجام دهیم.

با همکاران بخش خودم در این مورد خیلی صحبت کردیم، اگر به صورت جمع بندی شده بخواهم نتایج حرفها را بگویم:

یک سری از کارها از قبل قابل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی زمانی هستند. معمولا انجام یک پروژه‌ی جدید چنین ساختاری دارد. برای مثال اگر بخواهیم یک پریز هوشمند جدید بسازیم، از قبل میتوانیم کارها را پیش‌بینی کنیم، پس و پیش بودن آنها را معین کنیم و زمانی حدودی هم به هر کدام اختصاص دهیم.

برخی کارهای دیگر هم هستند که قابل پیش بینی نیستند و از قبل نمی‌توان برای آنها برنامه ریزی کرد. برای مثال رفع یک باگ در نرم‌افزار که به تازگی کشف شده و احتمالا رفع آن هم خیلی ضروری است. کارهای این دسته رو میشه به مجموعه ای از کارها تشبیه کرد که به بک برد چسبانده‌ایم و هر لحظه ممکنه اهمیت یکی از کارها از آن یکی مهم‌تر بشه و البته همواره کارهای این برد در حال افزایش هستند.

برخی سیستم ها برای کارهای نوع اول و برخی سیستم ها برای کارهای نوع دوم در حال استفاده هستند. در نهایت با توجه به شرایطی که داشتیم تصمیم گرفتیم مبنا را بر اساس کارهای نوع دوم بگذاریم و کارهای نوع اول را با آنها تطبیق دهیم. چند تا سیستم پیشنهادی برای دسته بندی کارها داشتیم. یک راه دسته بندی کارها بر اساس پروژه ها بود. پیشنهادی دیگر دسته بندی کارها بر اساس بازه‌های زمانی بود. راه حلی دیگر اختصاص یک برد به هر نفر و دسته بندی کارها بر اساس انجام دهندگان بود. در مورد مزایا و معایب این روش‌ها هم خیلی صحبت کردیم و در نهایت به این نتیجه رسیدیم که باید کارها را بر اساس تیم‌ها دسته بندی کنیم.

دسته بندی کارها بر اساس تیم
دسته بندی کارها بر اساس تیم

دسته بندی کارها براساس تیم‌ها باعث میشد تا کارها را در یک ساختار سلسله طبقاتی دسته بندی کنیم. به این ترتیب با تعریف یک کار کلان در تیم مدیریت، این کار قابل شکستن به کارهای کوچکتری در واحدهای شرکت بود و این کارها دوباره در هر قسمت به کارهای کوچک‌تری شکسته میشد. با انجام کارها در واحدهای کوچکتر، به صورت سلسله طبقاتی انجام کار گزارش میشود و در نهایت کار کلان به انجام میرسید.

برای پیاده سازی این سیستم دو ابزار برای پیاده سازی در اختیار داشتیم؛ تسکولو و ترللو.

انتخاب بین ترللو و تسکولو
باید بین ترللو و تسکولو یکی را انتخاب میکردیم

ترللو ساختاری حرفه‌ای تر داشت، با گوشی موبایل خیلی راحت میشد با آن کار کرد و ابزارهای بسیار زیادی هم در اختیار میگذاشت، اما برای استفاده از قابلیتهایی که ما نیاز داشتیم باید سالانه مبلغی در حدود چند صد دلار میپرداختیم که با شرایط تبدیل دلار به ریال کار برای ما خیلی سخت میشد. بدین ترتیب بود که تصمیم گرفتیم از سامانه ی تسکولو که نمونه مشابه ایرانی ابزار ترللو هست، استفاده کنیم.

در تصویر زیر یکی از بردهای نمونه ای که در تسکولو ساخته ایم را مشاهده میکنید. با رنگ‌ها اولویت کارها مشخص شده است، هر کاری حداقل دارای یک برچسب است که گروه آن کار را تعیین میکند و البته هر کار به یک نفر اختصاص یافته است.

یکی از بردهایی که در تسکولو ساخته ایم
نمونه بردی که برای تیم لیدرهای توسعه ی شرکت ساخته ایم
© از شما برای بازنشر مطالب به همراه لینک سایت ممنونیم!